Was ist NSI Autostore?

AutoStore ist eine Server basierende Anwendung welche die Erfassung, Verarbeitung und sichere Übergabe von Dokumenten  in Geschäftsanwendungen übernimmt. AutoStore ist ideal für alle Firmen und Organisationen, die die manuelle Verarbeitung von Dokumenten reduzieren und Ihre Geschäftsprozesse beschleunigen möchten. Es spielt hierbei keine Rolle ob es sich bei den Dokumenten um Verträge, Anträge, Briefe oder Rechnungen handelt. AutoStore kann die Verarbeitung von allen Dokumenten beschleunigen und macht hier auch nicht vor elektronischen Dokumenten wie E-Mails halt. Hierdurch erreichen Sie eine Reduzierung von Kosten und eine höhere Rechtssicherheit.

AutoStore integriert sich nahtlos in Multifunktionsgeräte (MFPs), Netwerk-, Desktopscanner oder auch Arbeitsplatzrechner. Die Software erfasst dann gescannte oder elektronische Dokumente, wandelt sie z.B. in PDFs um und sendet sie an Geschäftsanwendungen wie Dokumenten Management Systeme und andere Ablageplattformen. 

Beschreibung

AutoStore ist eine Capture Middleware die nahtlos in Ihr Unternehmen integriert werden kann. Die Software knüpft an die derzeitig im Unternehmen eingesetzten Applikationen an, um diese mit neuen Möglichkeiten für die Erfassung von Informationen zu erweitern. Der Clou der Software liegt darin, dass die zu erfassenden Informationen im Unternehmen (Papierdokumente oder elektronische Dateien) ihren Bestimmungsort im gewünschten Format mit so wenig manueller Interaktion wie möglich erreichen. AutoStore ist eine Workflow Software, die ausführt, was Sie vorgeben. Eine Software die sich Ihrem Unternehmen anpasst, nicht umgekehrt.

Die Daten werden bei der AutoStore Workflow Version über die Displayintegration des bizhub Systems, über Hotfolder, E-Mail Abruf oder aber auch über einen Desktop Client erfasst.

Durch AutoStore kann das Display der bizhub Systeme so angepasst werden, dass Dokumente schnell und einfach am System indiziert werden können. Hierbei muss der Anwender nicht umständlich Verzeichnisse oder Zielsysteme durchsuchen. Der Anwender drückt nur auf die Taste "Vertrag", gibt die "Vertragsnummer" und den "Kunden" ein - alles weitere übernimmt AutoStore für Ihn, wie z.B. die Verarbeitung und Übergabe in das gewünschte System.

Die Scan-Daten können dann z.B. mit einer OCR Texterkennungssoftware (im Lieferumfang enthalten) in editierbare Dokumente wie z.B. Word oder PDF/A umgewandelt werden, um Sie final in vordefinierte Ordner zu speichern oder an E-Mail Adressen weiter zu routen. Auch ein Speichern in Sharepoint ist möglich.
Mit Hilfe eines Barcode Moduls können Dokumente anhand des Barcodes in verschiedenste Zielverzeichnisse geroutet werden oder auch zur Trennung von Dokumenten genutzt werden.

Die Funktion zum Trennen von Dokumenten anhand von Barcodewerten ist eine der ausgereiftesten am Markt und kann sehr fein an die Einsatzfälle angepasst werden.
Dank einer XML-Ausgabe kann eine Metadatendatei erstellt werden, mit welcher eine Steuerung eines nachgelagerten DMS erfolgt.

Ein weiterer großer Vorteil der AutoStore Workflow Edition ist die Vielzahl an verfügbaren Konnektoren. Ganz gleich, ob als Ausgabeverzeichnis ein einfacher Windows Ordner, Microsoft Sharepoint oder ein DMS / ERP System gewählt wird: AutoStore Workflow verfügt über viele Schnittstellen zu diversen Systemen.

Vorteile

• Ideale Lösung um Scan-to-Word oder Scan-to- Excel abbilden zu können.
• Texterkennung und Konvertierung des erkannten Textes in diverse Ausgabeformate wie PDF, PDF/A, RTF, XLS, etc.
• Dank der Konica Minolta Open API Display Integration ist eine einfache Bedienung gewährleistet und minimiert somit den Einweisungsaufwand.
• Durch die zonale OCR können Lieferscheine automatisch erkannt und an die Zielverzeichnisse geleitet werden.
• Beim Scannen der Dokumente können Hintergrundfehler entfernt oder schräg eingescannte Dokumente automatisch gerade gerückt werden.
• Trennung nach Leerseiten.
• Automatisches Löschen von leeren Seiten, Rändern oder Löcher auf dem Papier.
• Vielseitige automatisierte Namensvergabe der Ausgabedatei.
• Strukturierte Ablage der Dokumente durch fest konfigurierte Zielverzeichnisse, somit ist ein falsches Ablegen nahezu unmöglich.
• Konnektoren für Sharepoint, Docushare, Domino u.v.m.

Produktbroschüre