Was ist büroarchiv DMS?

Büroarchiv DMS ist ein Dokumentenmanagementsystem, das für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde. Mit Büroarchiv DMS speichern Sie Ihre Emails, Rechnungen, Lieferscheine, Belege oder sonstige Dateien revisionssicher in einem zentralen, digitalen Archiv. Ihre Daten werden sicher aufbewahrt und sind nicht veränderbar. Da alle erfassten Dokumente eine Texterkennung durchlaufen, können Sie nach Informationen innerhalb dieser Dokumente suchen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, zur besseren Identifizierung von Dokumenten eigene Begriffe als Indexdaten zu speichern. Somit wird sichergestellt, dass Sie die Dokumente über eine Suchmaske schnell und leicht wiederfinden. Da Büroarchiv aus einer DMS Software und einer darauf abgestimmten Hardware besteht, ist keine weitere Investition in zusätzliche Server oder sonstige IT Hardware notwendig.
WICHTIG: Seit 1.1.2017 ist es Pflicht, digitale Dokumente auch auf digitalem Weg zu archivieren. Rechnungen, die Sie per eMail erhalten, müssen revisionssicher und gegen Zugriff gesichert werden.
Büroarchiv DMS
Die Abbildung zeigt Büroarchiv DMS als BOX-Ausführung mit System- und Datenfestplatten.

Welche Vorteile bietet Büroarchiv DMS?

  • Rechtskonforme Ablage Ihrer Dateien nach GoBD
  • Automatische Texterkennung
  • Automatische E Mail Archivierung
  • Schnelles Finden von Informationen
  • Stempel und Notizen
  • Erstellung von Workflows
  • Einfache Einrichtung und Bedienung
  • Sichere Aufbewahrung
  • Verschlüsselung Ihrer Daten
  • Alle Daten an einem zentralen Ort
  • Keine Clientinstallation notwendig
  • Keine weitere Investition in Hardware notwendig
  • Box, Cloud oder VM Installation

Einfach

Büroarchiv DMS ist sehr leicht zu lernen. Die browserbasierte Oberfläche ist übersichtlich gestaltet und zeigt ihnen auf der rechten Bildschirmhälfte Ihr Dokument und auf der linken Bildschirmhälfte die dazugehörigen Informationen wie Ablageort, Datum, Stempel, Text oder Indexdaten an. Die einfache Suchmaske besteht aus einen Eingabefeld für den Suchbegriff. Für eine eingrenzende Suche nach verschiedenen Kriterien kann die Suche durch den Anwender erweitert werden.
Sichere Aufbewahrung

Modular

Auch in Zukunft sind sie mit Büroarchiv DMS gut aufgestellt. Die Softwarelösung ist mit verschiedenen Modulen und Funktionen erweiterbar. So können Sie zum Beginn mit der Standardlösung starten und die Software nach und nach mit einer Sachbearbeitung, Stempelfunktionen, Notizen, automatischem Mailabruf, Datentransfer oder einer Wolkflowkomponente aufrüsten, um den vollen Funktionsumfang nutzen zu können. Und es kommen ständig neue Funktionen hinzu.
  • Sachbearbeitung
  • Stapel-Verarbeitung
  • Dateitransfer
  • E-Mail-Erweiterung
  • Versionierung
  • Workflow
  • Automatische Verschlagwortung

Sicher

Büroarchiv DMS sichert alle Originaldateien und wandelt Sie in das PDF/A Format um. PDF/A ist ein Dateiformat für die Langzeitarchivierung. Die archivierten Dateien werden verschlüsselt und sind nicht veränderbar. Zum Schutz gegen Datenverlust können die Datenbestände im Server mehrmals täglich extern gesichert werden. Als Ziel dient beispielsweise eine Serverfreigabe im Netzwerk.
Sichere Aufbewahrung

Wichtig im Zusammenhang mit einem DMS System

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist sinnvoll und soll zur nachvollziehbaren und sicheren Ablage Ihrer Dokumente beitragen. Die Dokumentation erfasst die einzelnen Schritte, die Ihre Dokumente bis zur entgültigen Sicherung im Dokumentenmanagementsystem durchlaufen. Ein kostenfreies Muster erhalten Sie beim deutschen Steuerberaterverband.

Mehr Informationen

Wir haben Ihr Interesse geweckt und Sie möchten weitere Informationen zu Büroarchiv? Tragen Sie bitte Ihre Kontaktdaten in unser Formular ein und wir melden uns schnellstmöglich oder Sie erhalten die gewünschten Informationen.


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