DMS/Archivierung

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Elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement für alle Dokumente und Dateien
- zentrale, Index gestützte Dokumentensuche, elektronische Akten und Verwaltung von Arbeitsabläufen -

Büroarchiv

Büroarchiv ist die Komplettlösung aus Archivserver und passender Software für die elektronische Archivierung und das Dokumentenmanagement. Die zertifizierte browserbasierte Software erfordert dank kurzer Installationszeit und einfacher Bedienung wenig Schulungsaufwand und ist sehr schnell einsetzbar. Durch unterschiedliche Module kann die Archivlösung den Bedürfnissen im Unternehmen angepasst werden.

Therefore DMS

Mit dem Therefore™ Informationsmanagement-System können Sie verschiedene Geschäftsprozesse innerhalb Ihres Unternehmens effizienter speichern, verwalten und verarbeiten!
Ganz egal, ob Sie Dokumente importieren, integrieren, teilen, vergleichen, aufbewahren, laden, verteilen oder ausdrucken; Therefore™ bietet Ihnen und Ihren Mitarbeitern einen schnellen und leichten Zugang zu Ihren Informationen und somit eine verbesserte Arbeitsweise.
elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement

Digitale Belege

Verordnungen bzw. Vorschriften der GoBD

Archivieren Sie Ihre Eingangsrechnungen, die Sie per E-Mail erhalten, bereits digital? Unter Anderem ist es ratsam dies zu überprüfen und auf eine revisionssichere digitale bzw. elektronische Archivierung umzustellen. Denn seit Anfang 2017 gelten die Verordnungen bzw. Vorschriften der GoBD (Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums auf Basis von §146 + §147 der Abgabenordnung sowie §238 + §239 HGB) uneingeschränkt. Damit ist die bis dahin bestehende Übergangsfrist vorbei.
  • Die GoBD gilt ab dem 01.01.2017 uneingeschränkt
  • Eingangsrechnungen, die per E-Mail eingehen oder zum Download bereit stehen, müssen digital archiviert werden

Auszug aus der GoBD

"Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben"
(z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege).

Verfahrensdokumentation empfohlen

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD (bis 2015 "GoBS") dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO), der GoBD für die Aufbewahrung von Daten und Belegen während es ganzen Archivierungsprozesses erfüllt sind. Daher ist es ratsam eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, sobald Sie ihre Dokumente elektronisch bzw. digital archivieren.
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