DMS / Archivierung

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Elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement für alle Dokumente und Dateien
- zentrale, Index gestützte Dokumentensuche, elektronische Akten und Verwaltung von Arbeitsabläufen -
Ein Dokumentenmanagement System beschleunigt die unternehmensinterne Verteilung von Informationen und Dokumenten wie z.B. Rechnungen, Lieferscheinen, Verträgen, Belegen uvm. Die Dokumente werden im DMS System revisionssicher aufbewahrt und können nicht mehr verändert werden. Dabei werden die Daten zusätzlich gegen Verlust gesichert und sind somit jederzeit verfügbar. Eine einfache Textsuche oder eine Suche nach Indexdaten, Zeitstempeln oder sogar Datenbankabfragen ist möglich, um eine Information oder ein bestimmtes Dokument wiederzufinden.
Durch die Automatisierung von Abläufen im Unternehmen werden Aufgaben schneller erledigt. Es wird gleichzeitig gewährleistet, dass keine Aufgabe mehr zu spät abgewickelt wird oder gar vergessen wird. Sichern Sie zusätzlich zu Ihren Papierdokumenten und Dateien Ihren Maileingang wahlweise manuell oder vollautomatisch und entlasten Sie Ihren Mailaccount. HD berät Sie zu den Möglichkeiten der Komplettlösung büroarchiv oder der Softwarelösung Therefore als Inhouse oder Cloud-Lösung.

Büroarchiv

Büroarchiv ist die Komplettlösung aus Archivserver und passender Software für die elektronische Archivierung und das Dokumentenmanagement. Die zertifizierte browserbasierte Software erfordert dank kurzer Installationszeit und einfacher Bedienung wenig Schulungsaufwand und ist sehr schnell einsetzbar. Durch unterschiedliche Module kann die Archivlösung den Bedürfnissen im Unternehmen angepasst werden.
Büroarchiv Dokumentenmanagement
Therefore Dokumentenmanagement

Therefore DMS

Mit dem Therefore™ Informationsmanagement-System können Sie verschiedene Geschäftsprozesse innerhalb Ihres Unternehmens effizienter speichern, verwalten und verarbeiten!
Ganz egal, ob Sie Dokumente importieren, integrieren, teilen, vergleichen, aufbewahren, laden, verteilen oder ausdrucken; Therefore™ bietet Ihnen und Ihren Mitarbeitern einen schnellen und leichten Zugang zu Ihren Informationen und somit eine verbesserte Arbeitsweise.
elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement

Digitale Belege

Verordnungen bzw. Vorschriften der GoBD

Archivieren Sie Ihre Eingangsrechnungen, die Sie per E-Mail erhalten, bereits digital? Unter Anderem ist es ratsam dies zu überprüfen und auf eine revisionssichere digitale bzw. elektronische Archivierung umzustellen. Denn seit Anfang 2017 gelten die Verordnungen bzw. Vorschriften der GoBD (Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums auf Basis von §146 + §147 der Abgabenordnung sowie §238 + §239 HGB) uneingeschränkt. Damit ist die bis dahin bestehende Übergangsfrist vorbei.
  • Die GoBD gilt ab dem 01.01.2017 uneingeschränkt
  • Eingangsrechnungen, die per E-Mail eingehen oder zum Download bereit stehen, müssen digital archiviert werden
Auszug aus der GoBD
"Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben"
(z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege).
Verfahrensdokumentation empfohlen
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD (bis 2015 "GoBS") dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO), der GoBD für die Aufbewahrung von Daten und Belegen während es ganzen Archivierungsprozesses erfüllt sind. Daher ist es ratsam eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, sobald Sie ihre Dokumente elektronisch bzw. digital archivieren.
Scannen von Belegen
Weitere Informationen und eine Musterverfahrensdokumentation als Anhaltspunkt finden Sie in diesem Beitrag:

DMS Verfahrensdokumentation

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