Digitale Archivierung und Dokumentenmanagement für alle Dokumente und Dateien zentrale, Index gestützte Dokumentensuche, elektronische Akten und Verwaltung von Arbeitsabläufen

Die digitale Archivierung übernimmt die zentrale Ablage von Dokumenten und bietet darüber hinaus viele nützliche Funktionen, die das Arbeiten mit Dokumenten vereinfacht. Mit einem Dokumentenmanagement System beschleunigen Sie die unternehmensinterne Verteilung von Informationen und Dokumenten wie z.B. Rechnungen, Lieferscheinen, Verträgen, Belegen uvm.

 

Die Dokumente werden im DMS System revisionssicher aufbewahrt und können nicht mehr verändert werden. Dabei werden die Daten zusätzlich gegen Verlust gesichert und sind somit jederzeit verfügbar. Eine einfache Textsuche oder eine Suche nach Indexdaten, Zeitstempeln oder sogar Datenbankabfragen ist möglich, um eine Information oder ein bestimmtes Dokument wiederzufinden.

 

Durch die Automatisierung von Abläufen im Unternehmen werden Aufgaben schneller erledigt. Es wird gleichzeitig gewährleistet, dass keine Aufgabe mehr zu spät abgewickelt wird oder gar vergessen wird. Sichern Sie zusätzlich zu Ihren Papierdokumenten und Dateien Ihren Maileingang wahlweise manuell oder vollautomatisch und entlasten Sie Ihren Mailaccount. HD berät Sie zu den Möglichkeiten der Komplettlösung büroarchiv oder der Softwarelösung Therefore als Inhouse oder Cloud-Lösung.

DMS Boxlösung

Büroarchiv DMS ist die Komplettlösung aus Archivserver und passender Software für die elektronische Archivierung und das Dokumentenmanagement.

Die zertifizierte browserbasierte Software erfordert dank kurzer Installationszeit und einfacher Bedienung wenig Schulungsaufwand und ist sehr schnell einsetzbar.

Durch unterschiedliche Module kann die Archivlösung den Bedürfnissen im Unternehmen angepasst werden.

büroarchiv DMS

DMS Cloudlösung

Therefore™ Online SMB Cloud DMS ist eine Dokumenten-Management-Lösung, die als sicherer Cloudservice speziell mit Blick auf die Bedürfnisse von Unternehmen entwickelt wurde.

Mit Therefore™ Online SMB profitieren Sie aus den Erfahrungen von vielen umgesetzen DMS Projekten im deutschsprachigen Raum. Mit vorkonfigurierten Strukturen deckt Therefore™ Online SMB alle gängigen Prozesse in einer typischen Büroumgebung sofort ab.

Natürlich kann das System erweitert und Ihren Anforderungen angepasst werden. Speichern, verwalten und verarbeiten Sie Ihre Dokumente sicher und überall verfügbar mit Therefore™ Online SMB.

DMS Softwarelösung

Mit dem Therefore™ Informationsmanagement-System können Sie verschiedene Geschäftsprozesse innerhalb Ihres Unternehmens effizienter speichern, verwalten und verarbeiten!

Ganz egal, ob Sie Dokumente importieren, integrieren, teilen, vergleichen, aufbewahren, laden, verteilen oder ausdrucken; Therefore™ bietet Ihnen und Ihren Mitarbeitern einen schnellen und leichten Zugang zu Ihren Informationen und somit eine verbesserte Arbeitsweise.

Was ist büroarchiv DMS?

Büroarchiv DMS ist ein Dokumentenmanagementsystem, das für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde. Mit Büroarchiv DMS speichern Sie Ihre Emails, Rechnungen, Lieferscheine, Belege oder sonstige Dateien revisionssicher in einem zentralen, digitalen Archiv.

Ihre Daten werden sicher aufbewahrt und sind nicht veränderbar. Da alle erfassten Dokumente eine Texterkennung durchlaufen, können Sie nach Informationen innerhalb dieser Dokumente suchen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, zur besseren Identifizierung von Dokumenten eigene Begriffe als Indexdaten zu speichern.

Somit wird sichergestellt, dass Sie die Dokumente über eine Suchmaske schnell und leicht wiederfinden. Da Büroarchiv aus einer DMS Software und einer darauf abgestimmten Hardware besteht, ist keine weitere Investition in zusätzliche Server oder sonstige IT Hardware notwendig.

Die Abbildung zeigt Büroarchiv DMS als BOX-Ausführung mit System- und Datenfestplatten.

WICHTIG: Seit 1.1.2017 ist es Pflicht, digitale Dokumente auch auf digitalem Weg zu archivieren. Rechnungen, die Sie per eMail erhalten, müssen revisionssicher und gegen Zugriff gesichert werden.

Welche Vorteile bietet büroarchiv DMS?

Einfach

Büroarchiv DMS ist sehr leicht zu lernen. Die browserbasierte Oberfläche ist übersichtlich gestaltet und zeigt ihnen auf der rechten Bildschirmhälfte Ihr Dokument und auf der linken Bildschirmhälfte die dazugehörigen Informationen wie Ablageort, Datum, Stempel, Text oder Indexdaten an.

Die einfache Suchmaske besteht aus einen Eingabefeld für den Suchbegriff. Für eine eingrenzende Suche nach verschiedenen Kriterien kann die Suche durch den Anwender erweitert werden.

Modular

Auch in Zukunft sind sie mit Büroarchiv DMS gut aufgestellt. Die Softwarelösung ist mit verschiedenen Modulen und Funktionen erweiterbar.

So können Sie zum Beginn mit der Standardlösung starten und die Software nach und nach mit einer Sachbearbeitung, Stempelfunktionen, Notizen, automatischem Mailabruf, Datentransfer oder einer Workflowkomponente aufrüsten, um den vollen Funktionsumfang nutzen zu können. Und es kommen ständig neue Funktionen hinzu.

Sicher

Büroarchiv DMS sichert alle Originaldateien und wandelt Sie in das PDF/A Format um. PDF/A ist ein Dateiformat für die Langzeitarchivierung. Die archivierten Dateien werden verschlüsselt und sind nicht veränderbar.

Zum Schutz gegen Datenverlust können die Datenbestände im Server mehrmals täglich extern gesichert werden. Als Ziel dient beispielsweise eine Serverfreigabe im Netzwerk.

Therefore™ Online SMB Cloud DMS

Therefore™ Online SMB Cloud DMS ist eine Dokumenten-Management-Lösung, die als sicherer Cloudservice speziell mit Blick auf die Bedürfnisse von Unternehmen entwickelt wurde. Mit Therefore™ Online SMB können Sie:

Therefore™ Online SMB Cloud DMS Lösung basiert auf Erfahrungen von umgesetzten Projekten im deutschsprachigem Raum. Dank der vorkonfigurierten Dokumentkategorien deckt die Lösung Anforderungen der üblichen Unternehmensfunktionen, wie Buchhaltung, Kundenakte, Personal, Vertriebsunterstützung und Verwaltung ab. Jeder Ordner ist zudem mit allgemein gebräuchlichen und mit Indexfeldern versehenen Unterkategorien vorkonfiguriert.

Dies macht sowohl die Ablage von Informationen als auch die Informationssuche zu einem Kinderspiel. Darüber hinaus lässt sich die Therefore™ Online SMB Cloud DMS Lösung nicht nur problemlos implementieren, sondern sie wächst mit Ihrem Unternehmen mit.

Vorteile mit Therefore online Cloud DMS

Informationserfassung

Informationen können entweder mit einem Dokument-Scanner, durch direktes Hochladen bestehender elektronischer Dokumente oder mit der Therefore™ MFP Applikation im Therefore™-System erfasst werden. Anschliessend können sie mittels des Therefore™ Capture Client oder des Therefore™ Content Connector einfach klassifiziert, indexiert und archiviert werden.

Workflow

Therefore™ Workflow ermöglicht die Gestaltung oder Optimierung von Dokumenten- und Informationsprozessen und automatisiert so die Art und Weise, wie Informationen durch eine Organisation geleitet werden. Alle Mitarbeitenden kennen ihre Aufgaben und die Deadlines und wissen, wer die nächste Person im Bearbeitungsprozess ist. Manager können die Workflows überwachen, und Administratoren haben einen Überblick über das gesamte System, was die Identifikation potenzieller Engpässe erleichtert.

Finden und Bearbeiten

Der Therefore™ Navigator erlaubt Benutzern eine einfache Informationssuche, entweder mittels Volltextsuche, ähnlich wie bei herkömmlichen Suchmaschinen, oder durch Verwendung spezifischer, das gesuchte Dokument blesen, bearbeitet und ein- bzw. ausgecheckt werden. Die Dokumente lassen sich in den gewohnten, herkömmlichen Anwendungen öffnen und bearbeiten, was Überarbeitungen vereinfacht.

Integration

Therefore™ lässt sich in zahlreiche Anwendungen, Programme und Lösungen integrieren, darunter Windows® Explorer, Microsoft® Office, Microsoft® SharePoint sowie viele verschiedene 3rd Party-Lösungen. Die Anwendung kann zur Überwachung von Aktivitäten innerhalb des Systems, zum Beispiel von Updates, Workflows und einzelnen Tasks eingesetzt werden.

Mobiler- und Fernzugriff

Therefore™ bietet Ihnen drei Methoden für den Fernzugriff auf Ihre Informationen:

Therefore™ Web Access ermöglicht den Fernzugriff auf das Therefore™-System über die gebräuchlichsten Webbrowser.

Die Therefore™ Mobile App (für iPhone®, iPad® sowie Android™-Geräte) erlaubt es Benutzern, mit ihren Mobilgeräten Dokumente zu suchen, zu öffnen und an Arbeitsprozessen teilzunehmen.

Mit Therefore™ Anywhere können Benutzer Dokumente offline nutzen und sie ohne Netzwerkverbindung bearbeiten. Besteht wieder eine Verbindung mit dem Netzwerk, werden alle Änderungen automatisch mit dem System synchronisiert.

Sicherheit

Therefore™ speichert Dokumente sicher und ermöglicht eine vollständige Kontrolle über den Dokumentzugriff. Berechtigungen sind einfach und sehr flexibel konfigurierbar. Dies gewährleistet, dass jeweils nur autorisierte Personen Dokumente öffnen und/oder bearbeiten können. Weitere Sicherheitsmerkmale sind Protokollfunktion, Versionskontrolle, digitale Unterschriften sowie Aufbewahrungsregeln und die Einhaltung allgemeiner Datenschutzvorschriften.

Therefore DMS

Mit dem Dokumentenmanagment System Therefore können Sie alle unternehmenswichtigen Informationen strukturieren. Sie können Dokumente suchen, abrufen, anzeigen, sortieren, gruppieren und verteilen; Sie können Inhalte sofort erfassen, organisieren und darauf zugreifen sowie automatisierte Arbeitsabläufe erstellen, um zentrale Geschäftsprozesse zu optimieren. Therefore ist leicht zu verwenden – keine umständlichen Einweisungen für die Mitarbeiter und eine weitaus effizientere Arbeitsweise.

Das Therefore™ Informationsmanagement-System ist für alle Unternehmen geeignet, die elektronische Dokumente, Papierdokumente, E-Mails, CAD-Dateien, Spoolfiles, Bilder und Videos speichern, archivieren, teilen und bearbeiten möchten; und das sicher und benutzerfreundlich.

Die Dokumentenmanagement Lösung Therefore™ kann sehr leicht und unkompliziert in ihr bereits existierendes IT-System integriert werden. Benutzer und Administratoren gleichermaßen, schätzen die intuitive Benutzeroberfläche, aber auch die flexiblen Workflow-Anmerkungen, die rasche Datenerfassung, die einfache Integration und die intelligenten Suchfunktionen.

Außerdem bietet Therefore™ Business Analyse-Tools, damit Sie einen noch besseren Überblick über alle Geschäftsprozesse haben.

Wie arbeitet Therefore Dokumentenmanagement

Daten

Editionen
Workgroup Edition, Business Edition

Server
Windows® Server 32/64-bit
Datenbank Microsoft® SQL Server

Sicherung
DAS, NAS, San und local RAID, Netapp® Snaplock

Sicherheit & Zugangsberechtigungen
Lokale Benutzer und Gruppen von Windows®, Active Directory®, Interne Benutzer von Therefore™, LDAP/ SAMBA Support

Elektronisches Importieren von Dokumenten
Therefore™ PDF Printer, Therefore™ Document Loader, Therefore™ Content Connector (Option)

Capture Integration
Therefore™ Capture Client (Barcode/OCR) optional, Therefore™ MFP Applikation optional, Kofax® Capture® und VRS optional, eCopy® ShareScan® optional, Support für ISIS, TWAIN & Kofax® Drivers, Scanformate: TIFF, PDF, PDF/A

E-Mail-Archivierung
Microsoft® Outlook®, Postfachüberwachung optional, Microsoft® Exchange Server optional, IBM® Lotus Notes® optional

verfügbare Benutzerlizenzen
Named, Concurrent, Read Only

Integration
internen Datenbanken, Microsoft® Office, Windows® Explorer, Universal Connector optional

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