Muster zur Verfahrensdokumentation
Zum 1.1.2017 endete die Übergangsfrist zur Aufbewahrung geschäftsrelevanter, elektronischer Dokumente. Die neue Regelung der GoBD sieht vor, dass alle Dokumente in der Form archiviert werden müssen, wie sie empfangen werden. Für die revisionssichere Speicherung elektronischer Dokumente ist der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) oder digitalen Archivs ratsam, da die Dateien in einem solchen System vor Veränderung geschützt sind.
Wenn sich ein Unternehmen zum Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems entschließt, sollte auch eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation angefertigt werden. Diese Dokumentation nach GoBD (bis 2015 “GoBS”) dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO), der GoBD für die Aufbewahrung von Daten und Belegen während es ganzen Archivierungsprozesses erfüllt sind. Laut GoBD sollen in der Verfahrensdokumentation der Inhalt, Aufbau, Ablauf und die Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sein. Unternehmen müssen beschreiben, wie die Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.
Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb des Unternehmens darstellen. Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben. Qualitativ ausreichend und vollständig ist die Verfahrensdokumentation, wenn ein unabhängiger Dritter auf Basis der Dokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz der gesamten Lösung überprüfen kann.
Die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) werden im Zusammenwirken zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen abgestimmt.
