Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen – Sind Sie vorbereitet?
Elektronische Rechnungen (E-Rechnung) sind im B2B-Bereich zukünftig verpflichtend. Die entsprechenden umsatzsteuerrechtlichen Regelungen wurden mit dem Wachstumschancengesetz im März 2024 beschlossen.
Die E-Rechnung gemäß EN 16931 ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt oder empfangen wird und elektronisch verarbeitet werden kann. Dies ermöglicht einen nahtlosen digitalen Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge.
Auswirkungen
gesetzlicher Vorschriften ab dem 01.01.2025:
Unternehmen mit Sitz in Deutschland müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im XML-Format gemäß der europäischen Norm EN 16931 in den Formaten UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice) anzunehmen. Bis längstens Ende 2027 gelten für Rechnungsaussteller zwar bestimmte Ausnahmen und Übergangsregelegungen, aber bereits mit Beginn des nächsten Jahres sind alle inländischen Unternehmer zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet, soweit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten. Betroffen hiervon sind auch Kleinunternehmer oder Unternehmer im Nebenerwerb.
E-Rechnungen werden gewöhnlich in einem strukturierten elektronischen Format (vorwiegend per E-Mail) versendet. Für das menschliche Auge sind diese aber nur sehr schwer lesbar und interpretierbar.
Die gesetzlichen Pflichten im zeitlichen Verlauf:
Für Kunden, die die Archivierungslösung büroarchiv bereits heute im Einsatz haben, gilt folgendes:
Neben den schon bisher von büroarchiv unterstützten ZUGFeRD-Dateien kann die aktuelle büroarchiv-Version 8.0 E-Rechnungen in den oben genannten XML-Formaten UBL und CII lesen und deren relevante Inhalte für die büroarchiv-Anwender in einer langzeitarchivierbaren PDF/A-Datei optisch aufbereiten. Dabei werden alle für eine „normale“ Rechnungsprüfung relevanten Informationen einer E-Rechnung (Aussteller, Empfänger, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leitweg-ID, Lieferdaten, Positionen mit Artikelnummern, Mengen, Einzelpreisen, Steuersätzen, Rabatten, Aufschlägen, Gesamtbeträgen, Steuerbeträgen usw.) ausgegeben. Bestimmte Details einer E-Rechnung, die für eine optische Rechnungsprüfung nicht relevant sind (z. B. internationale Codes), werden aus Gründen einer besseren Lesbarkeit in der Datenausgabe von büroarchiv ausgeblendet. Die komplette elektronische Rechnung wird in jedem Fall im Original archiviert und kann jederzeit im Klartext oder mit einem auf E-Rechnungen spezialisierten Drittprogramm vollständig (mit allen gespeicherten Informationen) gelesen und ausgewertet werden.
Fazit für büroarchiv Kunden:
Ab Ende 2024 erfüllen alle büroarchiv-Kunden, die ein Upgrade auf Version 8 oder höher durchführen, die gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung.
Sprechen Sie uns gerne an, wir unterbreiten Ihnen ein Angebot zum Upgrade bzw. zur Softwarewartung, falls Sie die neueste büroarchiv Version 8 noch nicht nutzen können und damit Ihnen auch alle künftig zu erwartenden Anforderungen in der büroarchiv Archivierungs-Software rechtzeitig zur Verfügung stehen.
Für Unternehmen, die bisher ihre Eingangsrechnungen noch nicht digital archivieren können:
büroarchiv ist der richtige Partner für die Archivierung, wenn es um die Einführung von E-Rechnungen geht. Ab Ende 2024 erfüllen alle büroarchiv-Kunden, die büroarchiv in der neuesten Version nutzen, die gesetzlichen Anforderungen an den Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen.
Die büroarchiv Archivierungssoftware bietet Ihnen:
- eine zukunftssichere Lösung für die Archivierung elektronischer Rechnungen
- die Erfüllung der ab 2025 geltenden gesetzlichen Anforderungen
Zusätzlich werden alle künftig zu erwartenden Anforderungen in der büroarchiv Archivierungs-Software unseren Kunden stets rechtzeitig zur Verfügung stehen.
Kontaktieren Sie uns noch heute, damit wir Sie für das Jahr 2025 fit machen können.
Weitere Informationen:
Bitte beachten Sie, dass büroarchiv die E-Rechnungsformate mit allen wesentlichen Informationen anzeigen und vollständig (im Original) archivieren kann. Die eigentliche Verarbeitung der E-Rechnung in Ihrem Warenwirtschaftssystem kann büroarchiv aber nicht ersetzen.
