Durch die digitale Archivierung können Sie Ihre Dokumente an einem zentralen Punkt ablegen und gleichzeitig von vielen nützlichen Funktionen profitieren, welche die Arbeit mit Dokumenten erleichtern. Mit einem Dokumentenmanagementsystem beschleunigen Sie zudem die Verteilung von Informationen und Dokumenten, wie z.B. Rechnungen, Lieferscheinen, Verträgen und Belegen, im Unternehmen.
Dieser Blogbeitrag befasst sich mit einer bestimmten Art der digitalen Archivierung, und zwar der DMS (= Dokumenten-Management-System) Boxlösung, oder auch Büroarchiv DMS.
Büroarchiv DMS kurz erklärt:
Mit Büroarchiv DMS, das speziell für kleine bis mittlere Unternehmen entwickelt wurde, können Sie Ihre E-Mails, Rechnungen, Lieferscheine, Belege und andere Dateien sicher und zentral in einem digitalen Archiv speichern.
Durch die Texterkennung können Sie nach Informationen innerhalb Ihrer Dokumente suchen. Ebenso haben Sie die Option, eigene Begriffe als Indexdaten zu speichern, um die Dokumente noch besser zu identifizieren.
Da das Büroarchiv auf einer DMS-Software und einer darauf abgestimmten Hardware basiert, bedarf es keiner weiteren Investition in zusätzliche Server oder andere IT-Hardware.
Seit dem 01.01.2017 ist es für Sie Pflicht, digitale Dokumente auf eine digitale Art und Weise zu archivieren. Rechnungen welche Sie als E-Mail erhalten müssen an einem Punkt revisionssicher digital gelagert sein.
Die Vorteile der DMS Boxlösung auf einen Blick
- Sehr leicht zu lernen
- Einfache Suche nach Informationen und Dokumenten
- E-Mails werden automatisch archiviert
- Software ist leicht erweiterbar
- Zuverlässige Datenverschlüsselung
- Speichert alle Dokumente an einem Ort
- Keine Clientinstallation
- Keine weitere Hardware benötigt
Um auch noch andere Lösung zur digitalen Archivierung kennenzulernen können Sie unsere Archivierungs Seite besuchen: Zur Digitalen Archivierung
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